Разработка концепции мероприятия в Краснодарском крае лучшим агентством Evento

Что такое концепция мероприятия? Если в двух словах – это его ключевая идея. От концепции напрямую зависит тематика и стилистика события, программа, декор помещения, музыкальное оформление, меню и напитки, подарки гостям – все, что создает особенную атмосферу праздника.

Разработка мероприятий – дело непростое, чтобы ваше событие прошло безупречно, обращайтесь к профессионалам.

Позиционирование - основа концепции

Позиционирование – это создание имиджа компании и формирование определенного отношения к ней целевой аудитории.

В данном случае под основами позиционирования мы понимаем достоинства и преимущества фирмы по сравнению с конкурирующими организациями.

Когда вы определитесь с позиционированием, наступает время для активных действий по всем фронтам. Должны быть использованы и задействованы все доступные рекламные и маркетинговые инструменты и коммуникации, чтобы сформировать нужный образ компании. Во многом от этого будет зависеть концепция мероприятия, его тема и идея.

Выбор места для мероприятия

К выбору места проведения праздника стоит подойти с особым вниманием. Оно должно подходить для вашей концепции, соответствовать техническим требованиям, зависящим от количества гостей, задуманного оформления, особенностей меню и т.д.

Выбирая площадку, учитывайте следующие обстоятельства:

•         Вместимость зала
•         Комфортные условия для участников: наличие отдельного зала, кондиционирование, звукоизоляция и т.д.
•         Транспортная доступность
•         Парковочные места
•         Возможности зала для размещения бренд-волла, фотозоны, выставочных стендов и др.
•         Система пожарной безопасности и охрана

Выбор команды исполнителей и построение взаимодействия

Организация любого события включает в себя целый ряд определенных действий, для их выполнения требуются исполнители. Сотрудники, имеющие подобный опыт в данной области, есть в штате компании далеко не всегда. Соответственно, оптимальный вариант в данной ситуации – привлечение сторонних специалистов.

Дадим некоторые советы по выбору партнеров для организации мероприятия:

1. У компании должен быть опыт работы на ивент рынке, достойное портфолио, список клиентов с документально подтвержденными отзывами тоже о многом говорит.
2. Обратите внимание на наличие сайта у компании. Любое уважающее себя ивент-агентство имеет хороший сайт, содержащий исчерпывающую информацию, в том числе портфолио всех мероприятий.
3. Выбирайте компанию, которая имеет свою техническую базу – звуковое и световое оборудование, сценический комплекс. В противном случае вам придется переплачивать за аренду необходимого оборудования в сторонней организации.
4. Остановив свой выбор на подходящей компании, пропишите четкое ТЗ и заключите официальный договор.

Важнейшие элементы мероприятия

Разработка концепции мероприятия требует особой тщательности и внимательности к деталям. Следующие элементы особенно важны:

1. Оформление площадки, создающее нужную атмосферу.
2. Установка сценического комплекса.

Позаботьтесь о том, чтобы размеры сцены соответствовали вашим требованиям.

1. Брендирование площадки – размещение баннеров, фотозоны, мобильных стендов и т.д.
2. Звуковое и световое оборудование, дополнительные эффекты.
3. Выбор ведущего, кавер-группы, фотографа и видеографа, другого необходимого персонала.
4. Меню и напитки.

Создание сценария

Значение грамотно написанного сценария с учетом всех нюансов и деталей переоценить сложно. Сценарий досконально должен отражать все этапы мероприятия и обязательно время, требуемое на каждое действие. Одно из условий хорошего сценария – при написании двигайтесь от масштабного к локальному. Другими словами, сначала опишите общую концепцию мероприятия, потом прорабатывайте детали.

Разработку действительно профессионального сценария можно доверить только опытному специалисту.

Анонсирование события и его рекламная поддержка

Практически каждое событие требует грамотного анонсирования, а некоторые нуждаются в широкой рекламной кампании и пиаре. Гостям мероприятия, особенно масштабного, обязательно нужно знать заранее о предстоящем событии. Не забывайте, что ваше мероприятие может стать отличным информационным поводом для СМИ, а поддержкой журналистов грех не воспользоваться.

Также к эффективным способам анонсирования можно отнести:

• наружную рекламу
• реклама на радио, телевидении, в печатных СМИ
• промоакции
• продвижение в Интернете

Оценка итогов проведенного мероприятия и его эффективности

Итак, разработка мероприятия в Краснодарском крае закончена, событие состоялось, настало время подвести итоги и дать ему оценку. Это необходимо сделать для того, чтобы в будущем избежать допущенных ошибок и провести праздник лучше.

Для оценки проведенного мероприятия ответьте на основные вопросы:

1. Какие элементы события были самыми успешными, а какие не удались?
2. Детально разберитесь в причинах неудач.
3. Посмотрите на реакцию ответственных лиц, признаются ли ошибки.
4. Проанализируйте работу подрядчиков. Примите решение, с кем стоит продолжать сотрудничество, а кто не оправдал доверие.
5. Что можно было предпринять, чтобы мероприятие стало лучше?
6. Изучите маркетинговые отчеты
7. Ответьте на главный вопрос – было ли проведенное мероприятие выгодным для компании, достигнуты ли поставленные цели.