г. Краснодар, ул. Северная 353, оф.306

Конференция, семинар, форум

Проведение обучающих семинаров и пресс-конференцией важное и статусное мероприятие для каждой компании. Участники вашего события будут в восторге – удобная площадка, прекрасный кэйтеринг, продуманный стиль. Мы поможем Вашим коллегам получить максимум информации в комфортных условиях, а Вам сэкономить деньги, не боясь за свою репутацию. Поверьте, мы знаем, как понравиться общественности.

Начинаем подготовку

Подготовка к проведению конференции может занимать от нескольких недель  до года. Схематично можно выделить несколько основных этапов:

  • Детальная разработка программы, приглашение спикеров.
  • Продвижение конференции через различные каналы — СМИ, продажи.
  • Организация (выбор площадки, обеспечение питанием, оборудование).
  • После конференции — информационная поддержка делегатов, публикации о событии.

 

1. Определяемся с форматом и тематикой мероприятия, его целевой аудитории.

Традиционные тренинги и семинары уже никого не привлекают. Используйте и придумывайте новые форматы мероприятий, которые сами по себе являются преимуществом и хорошо продаются.

Примеры:

  • бизнес-завтрак со «звездой»,
  • мастер-класс с фотосессией,
  • тренинг с vip-фуршетом,
  • семинар-встреча для любимых клиентов

 

2. Помещение, подбор зала

На какие критерии отбора конференц-пакета стоит обратить внимание:

  • место нахождения,
  • наличие паркинга,
  • площадь зала (просторный зал лучше, чем маленький, в нем элементарно воздуха больше – особенно если предстоит провести в нем минимум 6 часов),
  • наличие ресторана для фуршетов, баров – для кофе-брейков,
  • статус место проведения,
  • удобные стулья (наличие индивидуальных столиков для ведения записей)
  • большой экран, техническое оснащение
  • дополнительный сервис (например, улыбающийся сотрудник отеля встречает и провожает ваших участников к месту регистрации)

 

3. Зона регистрации

Помните, второй раз создать первое впечатление у вас не получится! Поэтому не стоит забывать про этот пункт. Зона регистрации участников должна и меть:

  • большой удобный стол или составной из нескольких
  • задник с названием мероприятия и логотипами партнеров (в конце мероприятия его удобно использовать для фото-сьемки участников с представителями компании)
  •  стулья, чтобы присесть во время регистрации
  • точка продажи ваших товаров/услуг (пробуйте обязательно, обычно раскупают все подчистую)
  • пакет участника с обязательным регламентом мероприятия
  • стойка с бесплатными материалами

 

4. Питание

Чем выше рейтинг площадки, тем лучше предлагаемая кухня. Даже самый бюджетный обед будет качественно приготовлен из свежих продуктов. Угощения для участников – это весомая статья расходов, но лучше предложить гостям легкие фуршеты, кофе-брейки с выпечкой, чем не дать упасть репутации организатора мероприятия. Давно известно, что даже короткие пресс-конференции имеют больший резонанс, если есть в программе угощения.

 

5. Для спикера

Любой выступающий скажет вам спасибо за:

  • большой стол для материалов, ноутбука, книг, раздаток
  • высокий стул (сейчас в моде барные стулья, чтобы можно было полуприсесть во время проведения семинара)
  • профессиональный микрофон
  • пару бутылок питьевой воды и стакан
  • помощь технического специалиста для подключения и тестирования техники
  • новый набор маркеров и других атрибутов для флип-чарта
  • дополнительный ноутбук на случай форс-мажора

 

6. Для участников

Каждый оценит вашу предусмотрительность, если обнаружит:

  • бутылку с питьевой водой, особенно летом
  • ручки, блокноты для записей
  • стол с полезными мелочами: корпоративные сувениры, визитки, сезонные угощения)
  • зону wi-fi  со скоростным интернетом

Наша команда профессионалов на этапе подготовки осуществляет следующие задачи:

  • Разработка фирменного стиля
  • Изготовление сайта
  • Определяется «портфель участника» готовится раздаточный материал
  • При проведении конференции заграницей, гостям оформляются все необходимые документы, в том числе. визы
  • Разрабатываются приглашения
  • Продвижение мероприятия (работа со СМИ, проведение рекламной компании)
  • Подбираются гостиницы, конференц-залы, банкетные залы
  • При необходимости предоставляются услуги переводчика
  • Определяется меню и количество кофе-брейков
  • Разрабатывается экскурсионная программа или развлекательная программа
  • Подбор подрядчиков: ведущий, артисты, техническое обеспечение 

Примеры проектов