Деловая конференция как способ бизнес-общения

Один из эффективных бизнес-инструментов для привлечения новых заказчиков, инвесторов, партнеров – организация деловой конференции.

С помощью конференции вы:

• заявляете о компании;
• укрепляете репутацию в бизнес кругах;
• представляете фирму потенциальным партнерам;
• получаете возможность обрести единомышленников;
• устанавливаете контакты с нужными людьми.

Конференция – масштабное событие, требующее подготовки высокого уровня. Поэтому организацию мероприятия лучше доверить профессионалам.

Организация и проведение конференций «под ключ»

Агентство событий Evento предлагает услуги по организации конференции «под ключ». Какие конкретно услуги понадобятся для организации конференции, зависит от формата, характера события, пожеланий клиентов.

Наша компания:

1. Подбирает, оформляет площадку.
2. Предоставляет техническое оборудование, плюс доставка, установка, обслуживание во время мероприятия.
3. Организует торжественную часть, презентацию продукта.
4. Заказывает кейтеринг.
5. Занимается брендированием, подготовкой специальной атрибутики, раздаточных материалов, сувениров.
6. Бронирует гостиницы, расселяет гостей.
7. Подбирает ведущего, звукорежиссера, технический персонал.
8. Готовит неофициальную часть, культурную программу
9. Занимается трансфером гостей.
10. Организует фото, видеосъемку.

Подготовка к конференции

Организация конференции – сложное, трудоемкое дело. Вне зависимости от того, планируется небольшое мероприятие или конференция международного масштаба, подготовка должна начинаться за несколько месяцев.

Основные этапы подготовки конференции:

• Разрабатываем программу

Детально прорабатываем каждый день, определяем состав участников, налаживаем коммуникацию.

• Разрабатываем план продвижения

Этим вопросом обычно занимаются маркетологи. Их задача – проинформировать о событии целевую аудиторию. Если требуется участие СМИ, подключаются пиарщики.

• Подготовка технической составляющей

Без профессионального оборудования успех конференции под большим вопросом. Вам понадобится: звуковое, световое оборудование, экран, проектор.

• Информационная поддержка после конференции

Задача организатора – не только блестяще провести мероприятие, но и заручиться поддержкой СМИ, чтобы получить максимальное количество публикаций о событии.

Как провести конференцию с успехом

Организация деловых конференций – процесс нелегкий. Чтобы мероприятие прошло успешно, в первую очередь, необходимо грамотно составить план.

Одно из главных условий успешной конференции – привлечение как можно большего числа участников. Позаботьтесь о публикации информации на всех возможных ресурсах с вашей потенциальной целевой аудиторией.

Чтобы спровоцировать повышенное внимание, выберите интересную и актуальную тему.

Форматы участия

Конференция бывает очная и заочная. У каждого формата есть свои плюсы и минусы.

Преимущество очной конференции: заинтересованные лица собираются на одной площадке, коммуницируют между собой. Но возможность приехать на мероприятие в другой город есть не у всех.

Заочная конференция хороша тем, что ее можно посетить онлайн, публикуемые доклады доступны людям в любом месте проживания. Затраты на проведение события такого формата значительно меньше. 

Масштаб конференции

По масштабу конференции подразделяются на 2 вида:

• российские
• международные

Международные конференции – более сложное и престижное событие. В их организации главное – предоставление возможности поучаствовать спикерам и слушателям из других стран.

Чаще всего формат международных конференций – заочный.

Место проведения конференции

Площадка для проведения мероприятия выбирается после того, как известно точное количество участников. При выборе обращайте внимание на акустику зала – выступающего человека должны слышать все присутствующие. 

Что важно при выборе площадки:

• количество мест;
• освещение;
• качественный ремонт;
• чистота;
• наличие подиума или сцены;
• розетки.

Как продвигать конференцию

Когда при организации конференции вы подошли к пункту – донести информацию о событии до целевой аудитории, начинается самое интересное.

Какие ресурсы можно использовать:

1. Профессиональные издания, близкие к теме конференции
2. Прямые продажи
3. Платная реклама в интернете
4. E-mail рассылка потенциальным клиентам
5. Создание групп в социальных сетях
6. Создание собственного сайта
7. Использование онлайн-каталогов.

При организации конференции нужно учесть множество деталей, помните, неудачное мероприятие может безвозвратно испортить вашу репутацию. Если вы не уверены, что способны справиться самостоятельно, агентство событий «Ивенто» окажет помощь в организации конференции. Гарантируем, с нами ваше мероприятие пройдет на высшем уровне!