Агентство событий EVENTO: организация и проведение мероприятий и праздников в Краснодаре

Организация и проведение мероприятий, праздников – дело не простое, требующее профессионального отношения. Любое событие, будь то юбилей компании, тимбилдинг, выпускной вечер или свадьба, уникален, он должен пройти по-особенному и надолго остаться в памяти у присутствующих. Именно поэтому каждое мероприятие требует максимум усилий, тщательного планирования и внимания даже к самым мелким деталям.

Чтобы праздник прошел на высшем уровне, чтобы не было досадных ошибок и накладок в программе, компании доверяют организацию события event-агентствам.

Что необходимо учесть

Организовать и провести праздник – задача сложная и справиться с ней может только профессионал. Чтобы создать хорошее, качественное событие для большого числа людей, необходимо учесть множество различных факторов: пол, возраст, образование, увлечения и предпочтения.

Мы дадим несколько ключевых советов, что нужно для того, чтобы провести успешное мероприятие. На следующие пункты обратите особое внимание.

1. Определение цели мероприятия.

Необходимо дать конкретную формулировку вашей цели. Чего вы хотите: найти потенциальных клиентов, поблагодарить ваших партнеров, научить чему-то участников или просто дать возможность гостям расслабиться и отдохнуть? В зависимости от ответа будет вырисовываться и формат события – концепция, место и время проведения, оформление помещения, меню, музыкальное сопровождение и многое другое.

2. Планирование мероприятия

При планировании в первую очередь напишите список основных задач, а уже потом вносите в него различные детали, которые будут дополняться. Документ должен быть в свободном доступе, чтобы все члены команды видели свои задачи. Обязательно укажите время исполнения – это очень важно.

Подумайте о продвижении вашего мероприятия. Для планирования подойдет любая программа, включая, обычный Excel.

3. Составление бюджета

Имея готовый список задач, переходите к составлению бюджета. Но не забудьте, что случаются непредвиденные ситуации, поэтому этот пункт тоже внесите.

4. Дьявол в мелочах

Очень часто забота о ваших гостях и есть та самая мелочь, которой пренебрегают или реализуют не в полном объеме. А тем временем перед организатором стоит несложная задача: поставить себя на место участника и пройти все этапы события с самого начала. Постарайтесь продумать абсолютно все: какая звучит музыка, когда приходят гости, кто и как их встречает, все ли предусмотрена для удобства гостей и т.д.  

Удивляйте, превышайте ожидания – это залог успешного мероприятия.

5. Место проведения и план «Б»

Еще при выборе лично проверьте потенциальное место проведения мероприятия. В час Х может выясниться, что входная дверь настолько узкая, что невозможно пронести в помещение технику, а запасной выход наглухо закрыт, забит и забыт; нет туалета для гостей с ограниченными возможностями; не работает кондиционер и т.д. Проверяйте все заранее!

И обязательно продумайте план «Б» на крайний случай, а вдруг накануне мероприятия в выбранном вами помещении случится пожар.

6. Зоны ответственности организаторов.

Распишите зоны ответственности и распределите на них людей. Каждый должен знать, за что отвечает во время проведения мероприятия: за встречу и регистрацию участников, техническое оснащение, кейтеринг, взаимодействие со СМИ и т.д.

У каждого из членов команды должен быть документ, где расписаны зоны ответственности, и указано, кто сможет решить ту или иную возникшую проблему.  

7. Обратная связь

Организаторы не всегда могут объективно оценить, как прошло мероприятие, лучше узнать впечатления гостей.

Подумайте, каким образом вы можете получить обратную связь – это может быть небольшая оценочная анкета, которую вы просите заполнить гостей в конце вечера, либо онлайн-форма. Эта информация пригодится, чтобы избежать ошибок в будущем.

Попросите участников написать отзывы в соцсетях или оставить видеоотзывы, особенно если мероприятие было не единоразовым.

Идеи праздника

Если вы решили организовать корпоративный праздник, можно рассмотреть несколько форматов его проведения.

• Банкет. Пожалуй, самый популярный тип мероприятия.
• Выездные события. Сюда входят, например, тимбилдинги.
• Тематический праздник. Строится вокруг одной идеи.

Проведение мероприятий и праздников агентством событий «Ивенто»

Агентство событий EVENTO – это организация мероприятий (Краснодар), а также их проведение. Причем любого формата и «под ключ».

Мы готовы избавить вас от всех проблем и забот и взять все на себя, в свои профессиональные руки. Специально для вас мы:

• напишем индивидуальный сценарий в соответствии с вашими задачами и предпочтениями;
• составим смету, не выходящую за рамки бюджета;
• предложим шоу-программу;
• обеспечим профессиональным звуковым и световым оборудованием;
• подберем и оформим место вашего праздника;
• поможем подобать весь персонал от ведущего до официантов;
• организуем кейтеринг;
• позаботимся о фото и видеосъемке;
• организуем трансфер гостей;
• по желанию заказчика сделаем памятные подарки и сувениры.

У нас огромный опыт организации и проведения праздников абсолютно любого формата. Каждое мероприятие для нас уникально, поэтому только индивидуальный подход и всегда скрупулезная подготовка.

Заказывайте в агентстве событий «Ивенто» услугу «организация и проведение мероприятий и праздников в Краснодаре», и ваш праздник станет самым лучшим и незабываемым!