Организация и проведение конференций под ключ агентством событий "Ивенто"

Организация и проведение конференций – отличный метод донесения информации о новостях компании, достижениях, планов на будущее.

Конференции и семинары – действенный инструмент бизнеса для того, чтобы привлечь новых заказчиков, инвесторов, партнеров. Такой формат мероприятий обычно отличается масштабностью: большое количество участников, длительность конференции может достигать нескольких дней. Поэтому к организации события стоит подходить с особым вниманием: составить детальный план, грамотно разделить обязанности, обеспечить четкую координацию и эффективное взаимодействие членов команды.

Подготовка к проведению конференции

Сначала нужно определиться с темой конференции. Если этот вопрос решен, понятна целевая аудитория события, следует переходить к подготовке мероприятия. Подготовительный процесс может длиться от 2-3 месяцев до полугода, иногда дольше – зависит от масштабности события и анонсируемых тем.

Одно из главных требований – конференция должна быть организована на высоком профессиональном уровне, соответственно, человек или команда, занимающаяся этим вопросом, обязаны обладать исчерпывающими знаниями и опытом. Даже незначительная, на первый взгляд, ошибка может привести к провалу мероприятия.

Конференция подразумевает большое количество участников, поэтому ее неудачное проведение может подорвать репутацию организаторов и выступающих.

В связи с этим, попробуем ответить на главный вопрос: как грамотно организовать конференцию? 

Что входит в подготовку делового мероприятия?

Если вы коснулись вопроса организации конференции первый раз, и заказываете услугу в сторонней компании, вам нужно знать, из каких пунктов формируется стоимость предложения. Перечислим основные:

• Разработка главной идеи мероприятия
• Выбор места проведения
• Предоставление технического оборудования – звук, свет, экраны
• Безопасность, обеспечение свободного доступа в интернет, хорошая телефонная связь
• Полная координация мероприятия 

Этапы организации конференции

Рассмотрим план организации мероприятия более детально.

1. Определяем концепцию. Если конференция проходит на высоком уровне, необходимо представить основную идею события. Многочисленные доклады должна объединять одна концепция.
2. Составляем план мероприятия. План должен быть детальным с указанием четкого тайминга.
3. Выбираем состав участников. Приглашать спикеров и слушателей нужно заранее.
4. Ищем спонсоров. Организация масштабной конференции требует немалых вложений, отличный вариант – привлечение спонсоров.
5. Выбираем и готовим площадку. Не стоит недооценивать влияние места на впечатление участников о событии. Площадка должна быть презентабельная, удобная, полностью оборудованная для ваших целей.
6. Организация досуга участников. Этот пункт особенно актуален, если конференция длится более одного дня. Позаботьтесь о трансфере и питании гостей. Бонус в виде организованного досуга оставит приятные впечатления.
7. Работа после мероприятия. Окончание конференции не завершает организаторскую работу. Не забывайте о публикации пост-релизов, отчетов, сборе отзывов гостей и спикеров, размещение их в сообществах. 

Важные организационные моменты

• Назначение ответственных лиц. Организацией конференции должен заниматься не один человек, а профессиональная команда. За каждое направление отвечает конкретный человек, у которого в подчинении находятся несколько сотрудников.
• Выделение времени на отдых. Не забывайте про время на перерывы. Участникам нужно перекусить, размяться, поговорить по телефону.
• Заполнение пауз. Продумайте, чем вы займете гостей, если возникнут проволочки с оборудованием, или не успеет приехать спикер.
• Получение обратной связи. Не затягивайте со сбором отзывов, сделайте это сразу после мероприятия.

Основные сложности при организации конференции

1. Заезженные или устарелые материалы. Чтобы избежать этой проблемы, стоит заключить с каждым спикером договор об использовании в выступлении только эксклюзивного материала.
2. Необоснованные цены. Четко соотносите возможности вашей целевой аудитории с ценами, которые вы устанавливаете. В погоне за материальной выгодой вы можете получить пустой зал.
3. Неоплаченные билеты. Иногда люди отказываются от участия за один день до события. Установите правило, которое не позволит гостю вернуть всю сумму за билет.

Почему выбирают наше агентство для проведения конференций

Агентство событий «Ивенто» - компания, которая занимается организацией конференций под ключ на самом высоком уровне. Мы предлагаем весь комплекс услуг, начиная от поиска зала и разработки программы до продумывания самых мелких деталей события и заботе о гостях.

У нас большой опыт работы в сфере организации крупномасштабных конференций, семинаров, форумов, круглых столов и т.п. Нам доверяют свои мероприятия ведущие компании города и края.

У вас в планах проведение конференции? Мы с радостью вам поможем и возьмем все заботы на себя. Вам останется только наслаждаться событием и получать благодарные отзывы.